Seguridad en el almacenamiento físico de información
Descubre cómo manejar y proteger documentos físicos importantes y cómo deshacerte de ellos de manera segura.
Manejo seguro de documentos físicos importantes
Los documentos físicos como contratos y certificados deben manejarse con cuidado para evitar pérdida, robo o daño.
El 40% de los incidentes relacionados con documentos físicos se deben a almacenamientos inadecuados.
- Guarda los documentos en un lugar seco y protegido contra incendios o inundaciones.
- Clasifica los documentos según su importancia y frecuencia de uso.
- Evita dejarlos en lugares accesibles a personas no autorizadas.
Uso de cajas fuertes o archivadores protegidos
Proteger documentos importantes en espacios seguros garantiza su integridad y disponibilidad cuando se necesiten.
El uso de cajas fuertes reduce significativamente el riesgo de pérdida o daño por desastres naturales o robos.
- Usa cajas fuertes resistentes al fuego y al agua para documentos esenciales.
- Asegura archivadores con cerraduras de calidad para evitar accesos no autorizados.
- Mantén un inventario actualizado de los documentos almacenados.
Destrucción segura de documentos confidenciales
Eliminar documentos de forma segura previene el mal uso de la información confidencial.
La destrucción segura de documentos evita que el 55% de los intentos de fraude relacionados con información física sean exitosos.
- Usa trituradoras de papel con corte transversal para destruir documentos confidenciales.
- Realiza quemas controladas solo en lugares permitidos y seguros.
- Evita desechar documentos intactos en la basura, especialmente si contienen datos personales o financieros.
Ejemplo práctico: Protección y eliminación de documentos físicos
Un usuario guarda sus contratos en una caja fuerte y destruye de manera segura documentos antiguos con una trituradora. Esto protege su información confidencial y evita riesgos de acceso no autorizado.
El manejo adecuado de documentos físicos aseguró la protección de información sensible y redujo riesgos de exposición.
Manejo seguro de documentos
- Guardar en lugares secos y protegidos contra desastres.
- Clasificar documentos según importancia y frecuencia de uso.
- Evitar accesos no autorizados a los documentos.
Uso de almacenamiento protegido
- Usar cajas fuertes resistentes al fuego y al agua.
- Asegurar archivadores con cerraduras de calidad.
- Mantener un inventario de los documentos almacenados.
Destrucción segura de documentos
- Usar trituradoras de papel con corte transversal.
- Realizar quemas controladas en lugares seguros.
- Evitar desechar documentos intactos en la basura.
Ejemplo de protección de documentos
- Los contratos guardados en una caja fuerte y la destrucción segura de documentos antiguos evitaron riesgos de acceso no autorizado.
- El manejo adecuado protegió la información sensible.
Lo esencial que debes recordar
- Los documentos físicos importantes deben almacenarse en lugares secos y protegidos contra desastres y accesos no autorizados.
- Cajas fuertes y archivadores protegidos aseguran la integridad y disponibilidad de los documentos.
- La destrucción segura de documentos confidenciales previene el mal uso de la información y reduce riesgos de fraude.
